遠距開會沒效率？遠距會議前您需要準備的三件事

過往面對面會議，有比遠距會議來的高效率嗎

首先，小白姊便提到了一個很重要的觀念，在我們認為遠距會議很沒效率之前，不妨先思考看看，原本面對面的會議難道就比較有效率嗎？這個問題，大多數的人都不這樣認為，顯然無論是透過實體或遠距，差別只在於溝通媒介的不同，我們需要解決的核心的關鍵仍是「會議」本身。

那為什麼突然轉換到遠距會議時，大多數人感覺更花時間呢？其實原因在於缺少人與人之間的互動，因此，實體會議中較少見的缺點便容易放大，現在您可以回想一下，遠距會議上發生的問題，其實面對面的實體會議中也並非不存在。

根據統計，現代工作者平均每周參加10場會議，所佔時間大約是1.5個工作天，而在遠距工作文化的普及之下，工作者所做的事前準備正是成敗關鍵！能否開一場有效的遠距會議，其中會議的時長、人數、型態、開會的時間選擇皆是影響因素之一，小白姊特別提醒各位遠距工作者們，在會議前做好三件事，就能讓遠距會議更加高效！

在進行一場遠距會議前，您需要準備的三件事

一、議程準備：在遠距會議開始前，需設定好此次會議的時程規劃、清楚會議中有哪些議題要被討論，每個議題要花多少時間，在開會時，也可以注意是否都在控制的時間內，讓會議準時開始，準時結束。

二、慎選參與者：邀請這場會議的參與者，以及參加會議的原因也非常重要，像是討論議題的決策者是誰，誰是能徵詢意見的專家、誰是需要被告知的參與者等，這些都需要考慮清楚。邀請與會議無關的人，列席後卻不知道參與原因與目的，便會成為「冗員」，也導致他無法專注在會議上。而最重要的是，一定要指派一位會議記錄者，將會議的討論事項記錄下來，也讓後續待辦的事項可以找到相對應的人進行追蹤。

三、準備參考資料：會議的目的實為討論，但參與者對於會議召開的目的不一定都有相同的認知，對於其中要討論的議題了解也不一定一致，因此，會議前的參考資料準備也非常重要，另外，因線上會議軟體有許多不同的平台，與會者對會議軟體也都不太熟悉，建議大家可以再多做一件事：準備當次會議平台的教戰手冊，包含網頁與APP介面的兩種版本，在會議前，和您的與會者先大致介紹功能如何使用，以確保會議可以順暢進行！

會議前準備只是一場效率會議的開始

要準備一場高效率的遠距會議，上述的準備事項只是起步，卻也是很多人會忽略的小細節，「魔鬼藏在細節裡」，細節就是一種工作專業度的展現，有了好的開始，會議後續才能進行的更加順暢！

當然，除了會議前準備，會議中的主持人該如何在遠距透過外型、外型、姿勢、眼神、手勢到環境佈置做出專業且自信的展現，以及面對不開鏡頭的與會者，該如何增加其會議發言的互動性，最困難的是，該如何不見面一樣能取得信任，小白姊也將在遠距會議的課程中與大家一一分享與說明會議前、中、後需要準備與注意的會議教戰秘笈！

P.S 小白姊貼心提醒：優化網路和設備也是提升專業度的一環

遠距工作已然成為常態，若連線或設備的問題，導致專業度的打折其實非常可惜，在已經不可擋的趨勢下，早日更新電腦和升級網速吧！如同上班前準備好一身行頭，確認公事包齊全後再出門是一樣的道理，在遠距會議前，確認好自身的工具狀態和準備明亮、無干擾的環境是每個人的必備工作，也是對自己專業度的呈現！