遠距開會沒效率?遠距會議前您需要準備的三件事

2022-11-01更新

2022-10-28發佈

遠距開會沒效率?遠距會議前您需要準備的三件事

在新冠肺炎(COVID--19)影響下,大多公司都實施居家辦公,在遠距工作的同時,遠距會議的頻率與需求也大幅增加,冗長的會議、會議連線品質、線上會議平台熟悉度、與會者分析等,都是這幾個月大家開會遇到很頭痛的問題,該怎麼準備和進行一場效率的會議,我們特別邀請了具有多年遠距工作經驗,微軟資深行銷協理—白慧蘭老師(小白姊)來為我們分享遠距會議需要知道的注意事項!

過往面對面會議,有比遠距會議來的高效率嗎

首先,小白姊便提到了一個很重要的觀念,在我們認為遠距會議很沒效率之前,不妨先思考看看,原本面對面的會議難道就比較有效率嗎?這個問題,大多數的人都不這樣認為,顯然無論是透過實體或遠距,差別只在於溝通媒介的不同,我們需要解決的核心的關鍵仍是「會議」本身。

那為什麼突然轉換到遠距會議時,大多數人感覺更花時間呢?其實原因在於缺少人與人之間的互動,因此,實體會議中較少見的缺點便容易放大,現在您可以回想一下,遠距會議上發生的問題,其實面對面的實體會議中也並非不存在。

根據統計,現代工作者平均每周參加10場會議,所佔時間大約是1.5個工作天,而在遠距工作文化的普及之下,工作者所做的事前準備正是成敗關鍵!能否開一場有效的遠距會議,其中會議的時長、人數、型態、開會的時間選擇皆是影響因素之一,小白姊特別提醒各位遠距工作者們,在會議前做好三件事,就能讓遠距會議更加高效!

在進行一場遠距會議前,您需要準備的三件事

一、議程準備:在遠距會議開始前,需設定好此次會議的時程規劃、清楚會議中有哪些議題要被討論,每個議題要花多少時間,在開會時,也可以注意是否都在控制的時間內,讓會議準時開始,準時結束。

二、慎選參與者:邀請這場會議的參與者,以及參加會議的原因也非常重要,像是討論議題的決策者是誰,誰是能徵詢意見的專家、誰是需要被告知的參與者等,這些都需要考慮清楚。邀請與會議無關的人,列席後卻不知道參與原因與目的,便會成為「冗員」,也導致他無法專注在會議上。而最重要的是,一定要指派一位會議記錄者,將會議的討論事項記錄下來,也讓後續待辦的事項可以找到相對應的人進行追蹤。

三、準備參考資料:會議的目的實為討論,但參與者對於會議召開的目的不一定都有相同的認知,對於其中要討論的議題了解也不一定一致,因此,會議前的參考資料準備也非常重要,另外,因線上會議軟體有許多不同的平台,與會者對會議軟體也都不太熟悉,建議大家可以再多做一件事:準備當次會議平台的教戰手冊,包含網頁與APP介面的兩種版本,在會議前,和您的與會者先大致介紹功能如何使用,以確保會議可以順暢進行!

會議前準備只是一場效率會議的開始

要準備一場高效率的遠距會議,上述的準備事項只是起步,卻也是很多人會忽略的小細節,「魔鬼藏在細節裡」,細節就是一種工作專業度的展現,有了好的開始,會議後續才能進行的更加順暢!

當然,除了會議前準備,會議中的主持人該如何在遠距透過外型、外型、姿勢、眼神、手勢到環境佈置做出專業且自信的展現,以及面對不開鏡頭的與會者,該如何增加其會議發言的互動性,最困難的是,該如何不見面一樣能取得信任,小白姊也將在遠距會議的課程中與大家一一分享與說明會議前、中、後需要準備與注意的會議教戰秘笈!

P.S 小白姊貼心提醒:優化網路和設備也是提升專業度的一環

遠距工作已然成為常態,若連線或設備的問題,導致專業度的打折其實非常可惜,在已經不可擋的趨勢下,早日更新電腦和升級網速吧!如同上班前準備好一身行頭,確認公事包齊全後再出門是一樣的道理,在遠距會議前,確認好自身的工具狀態和準備明亮、無干擾的環境是每個人的必備工作,也是對自己專業度的呈現!

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關於作者

白慧蘭(小白姊)

白慧蘭(小白姊)

微軟消費通路事業群資深行銷協理

微軟消費通路事業群資深行銷協理,負責將Windows 10 及訂閱制的生產力服務推廣給新世代工作者。經營工作生活家粉專,吸引近40,000粉絲,用年輕人的語言與工具方法培育新世代未來工作者。

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