主管必知績效面談技巧!6 個問題範例打造雙贏績效面談

2024-04-30更新

2024-04-25發佈

主管必知績效面談技巧!6 個問題範例打造雙贏績效面談

績效面談是績效管理內重要的一環,每到年中及年末的績效考核時間,面談問題要如何設定往往讓主管傷透腦筋,深怕問得不恰當讓部屬感覺被找碴,把提問權交給部屬又落入彼此面面相覷的尷尬氛圍。儘管如此,績效面談仍有其必要性與優點!根據麥肯錫的研究,68% 的受訪者認為持續的輔導與對話上的回饋對個人績效有正面影響¹。因此以下介紹績效面談的 4 大技巧,與應用開放式提問方法的 6 個績效面談問題範例,一起來學習如何讓績效面談不再尷尬冷場吧!

績效面談技巧一:傾聽

首先第 1 個介紹的績效面談技巧是「傾聽」,而這也是許多主管在面談時會不小心忽略或執行不到位的部分。為何這麼說是因為傾聽要有效,就代表我們必須「多聽少說」,且要站在部屬的立場思考,做到有同理心的傾聽。績效面談中,主管常因部屬不說話覺得氣氛尷尬,因此單方面地滔滔不絕,導致無法了解對方的想法和工作上的困難,也讓彼此難以對焦未來努力的方向。而要讓部屬在績效面談中多發言,可以參考下一段介紹的提問範例

有效的傾聽除了形式上要多聽少說,態度上也必須積極有同理心。回想過去績效面談中,我們是否常冷漠地聽著部屬陳述,或在聽的過程中頻繁發出「嗯哼嗯哼」的回應聲?以上兩種情形顯然都算不上有效傾聽,而要達到積極有同理心的傾聽態度,可使用以下 3 個方法。

  • 善用肢體語言:鼓勵部屬發言,舒展肢體並適度筆記
    • 應用範例:身體略微前傾,筆記下部屬想法中的關鍵字
  • 重述確認語意:釐清部屬的語意並從中了解需協助處
    • 應用範例:「所以你的意思是⋯⋯,對嗎?」
  • 適度給予回饋:表達同理心並以部屬為焦點
    • 應用範例:點出對方的優點和可以進一步改善的部分 績效面談技巧一 展現積極傾聽的 3 大方法

績效面談技巧二:提問

接著介紹的第 2 個技巧是「提問」。績效面談問題對許多主管來說難以訂定,一大原因是因為面談當下績效是否達標已成定局,有達標很好,但面對沒達標想討論的部分又問不出口,擔心讓部屬覺得被質問反而什麼都不肯說。要解決這樣的狀況,主管第一步應將提問的重點放在未來而非過去,引導部屬一同思考後續的努力方向,而不要著重在檢討過去沒達標的原因。以下我們以討論部屬未達標的情境為例,用「開放式提問」擬定 6 個績效面談問題範例,一起做出有效提問,與部屬建立更深入的交流吧! 績效面談技巧二 開放式提問

開放式提問範例 1:正面提問

面對表現未達預期,部屬很容易出現負面聲音,所以身為主管,此時我們應該協助對方將問題從負面轉成正面。因此心態上建議先不要生氣,也不要覺得對方在找理由或藉口,如此一來才能卸下部屬抗拒討論的心防。

  • 範例句:如果我們希望達成這個績效指標,你覺得可以怎麼做呢?

開放式提問範例 2:開放式問題

前文提到傾聽要有效,「多聽少說」是一大關鍵。因此提問時我們應儘量讓提問由封閉式轉為開放式,鼓勵部屬多表達想法和意見。但提出開放式問題時一樣要謹記前面的「正面提問」方法,避免說出「為什麼做不到?」這類負面的表達方式,讓對方覺得自己是被質問而非提問。

  • 範例句:我可以怎麼協助你達成績效指標呢?

開放式提問範例 3:複數提問

開放式提問的第 3 階段是採用「複數提問」,讓討論的空間可以更擴張。這麼做的優點是雙方在討論中較不容易只說出要或不要、好或不好,因而落入封閉式問答而限縮討論空間。

  • 範例句:我們來討論看看有沒有什麼方法可以協助你達成績效指標。

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開放式提問範例 4:可能性提問

前一步我們利用了複數提問討論出各種解決方向,因此這一階段我們可再用「可能性提問」讓部屬思考不同方向的可行性,促使討論的內容越來越具體。舉例來說,縮短達標時間就是一個能讓部屬重新思考不同方向可行性的方式。

  • 範例句:針對今年的某某指標,我們想想看有哪些方法可以讓我們順利達標。

開放式提問範例 5:聚焦問題

挑選出可行的方向後,接著可再利用「聚焦問題」來讓部屬思考當中哪個方法是最好的。在這個階段,主管最主要的任務就是讓對方主動思考,並從旁協助部屬對焦。

  • 範例句:其中有哪個方法,可以讓我們最有效地達成績效指標呢?

開放式提問範例 6:收斂結論

最後來到「收斂結論」,我們要做的是利用提問來讓部屬主動承諾後續的行動。雖然聽起來不難,但一不小心很容易又落入主管給部屬下指導棋的模式,讓前面的討論前功盡棄。在這一步,主管需要不斷練習將思考點放在對方身上,考量自己能如何從旁協助,並接受彼此討論出的結論可能跟自己以往的做法不太一樣。

  • 範例句:經過剛剛的討論,我們現在可以展開哪些有效的行動,往達標的目標邁進?

績效面談技巧三:回饋

績效面談作為員工每半年或一年的工作成果回顧,從中了解自己的優點和可以再努力的方向是非常重要的!所以主管除了要給予回饋,回饋時還要避免只說好話,並讓部屬了解未來需持續進步的地方。而要達到這個目的,大家可嘗試使用「三明治讚美法」,讓部屬能更坦然地面對自己的優劣勢,並針對弱點改善與進步。 績效面談技巧三 三明治讚美法回饋

  • 好話:回饋具體事項或行為的優點
    • 範例句:專案的整體執行掌握得當,我很放心。
  • 建議:針對須改善處給予建議
    • 範例句:與同事溝通協作時可多了解他人的立場及想法,不用埋頭苦幹。
  • 期許:鼓勵行動
    • 範例句:下次先了解大家的想法可以讓專案合作更順利!

績效面談技巧四:建立共識

來到績效面談的結尾,最後一個可使用的技巧是「建立共識」,這除了可以讓雙方重新對焦整場面談的結論,也能讓部屬清楚了解自己下個階段要調整的地方是什麼,而不是只獲得新目標的達標壓力。以下提供主管在與部屬建立共識時,可留意的 3 個要點。

  • 條列式呈現欲調整的地方:清晰、具體地呈現改善的方向
  • 訂定改善的時間表:讓後續的改善進度與效果能更容易被追蹤
  • 給予協助部屬解決問題的支持:建立一起努力的氛圍與部屬心中的安全感

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此次分享了績效面談的 4 大技巧,與應用開放式提問方法的 6 個績效面談問題範例,希望能讓主管不再煩惱面談時該問什麼問題才不會尷尬冷場。雖然在績效管理上主管會盡力避免扮黑臉,但部屬的考核結果一定有優劣之分,因此如何針對績效較佳和較差的員工,分別擬定個人發展計畫與績效改進計畫就非常重要!對此,專注於人才培訓領域並在各大產業擁有極高評價的盧冠諭老師,攜手言果學習推出《績效管理與輔導技巧》線上課程,傳授主管必懂的績效管理技巧,讓部屬能持續發展與進步。若想深入了解,歡迎免費諮詢課程詳情

參考資料:

  1. McKinsey & Company. (2018, April 5). Harnessing the power of performance management

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