遠距工作如何提升辦公效率？簡仲良老師教您遠距團隊時間管理的核心技巧！

時間管理守則：做事有方法，時間自然變多

首先值得思考的是，遠距工作時我們所遇到的時間管理的問題，難道平常都不會發生嗎？抑或只是遠距工作將時間管理問題凸顯出來了呢？若想從根源解決問題，無痛且流暢的切換遠距工作，簡仲良老師建議我們可以從時間管理做起。而在做時間管理前，有兩個觀念需要先建立：

一、時間永遠比想像得少 二、時間皆有價

僅憑一己之力不可能完成所有的事情，況且時間總是在不知不覺中耗損，我們應如何創造時間最大化的價值呢？ 根據研究顯示，典型上班族每天耗損的時間約莫為兩小時，一天工時八小時減去耗損的兩小時就只剩六小時，而六小時大概可以完成兩到三件任務，簡仲良老師建議我們可以每天挑出三樣主要工作，分別寫下三張便利貼，透過視覺化的方式督促、提醒自己，一次專心做一件事情。

若想將日常工作、突發狀況、公司目標等諸多事務，依據輕重緩急做順序安排，簡仲良老師建議我們使用時間管理矩陣，橫軸為緊急度、縱軸為重要度，由此區分出四象限。而重要度(縱軸)通常與組織KPI息息相關，優先程度應按A➜B➜C➜D做排序。(下方示意圖為簡仲良老師製圖)

WBS工作分解：遠距團隊協作與管理實用技巧

做好個人時間管理後，接著可以思考如何順暢的帶領團隊進行遠距協作。依據統計資料，每次工作時若被打斷，回神進入方才的工作狀態平均需要三到五分鐘，一天若被打斷十次，不知不覺間一小時就被耗損掉了。遠距工作的一大問題是透明度不足，導致耗損時間不停增加，簡仲良老師建議我們可以從WBS工作分解(Work Breakdown Structure)做起。

首先、列出工作清單後，利用WBS 工作分解，將工作任務分為三層次：「工作目標」能分解為可驗收的「交付物，交付物再下分為「活動 / 任務」。

團隊協作時，由主管訂定工作目標與交付物，而交付物下分為「活動 / 任務」的階段則可以讓熟悉工作流程的負責人來拆解，再交由主管驗證檢核。如新人培訓的交付物可下分為：面試、訓練、考核，而進行面試、訓練、考核的流程交給負責的主管即可。

第二步驟是將拆解的「活動/任務」按MoSCoW的方式區分出每週的工作優先排序，或依遠距工作的需求調整使用工具，現今有許多方便的線上協同工具，如Trello、Miro、Mural、Butter等等，都可以即時與工作夥伴們一同檢視彼此的工作流程、進度、問題與瓶頸，透過線上協作的工具，能將團隊任務可視化，讓彼此工作管理與協作能夠快速完成!

最後，簡仲良老師向我們介紹了促進團隊協作的三大支柱：透明、檢查、適應，其中工作透明化是為了檢查、檢查後才能做調適與適應，形成良好的循環後，持續追蹤自身狀態、任務的進度與人員安排，時時刻刻核對目標，相信這些方法和技巧都能讓團隊順利度過這次的疫情難關。