艾森豪矩陣 × 敏捷思維，用時間管理技巧打造高效工作力
「時間管理」能讓我們更有效地利用時間，進而提高生產力。而 Slack 的研究指出，71% 的企業領導者感到提高團隊生產力的壓力¹。因此，在資訊爆炸又快節奏的現在，如何管理破碎的時間已是職場必備技能！以下分享經典的時間管理工具「艾森豪矩陣」，與近年備受推崇的「敏捷思維」，一起透過這 2 大時間管理技巧更高效地工作，提高生產力與職場競爭力吧！
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時間管理技巧 1：艾森豪矩陣
艾森豪矩陣，一般又稱為「時間管理四象限」或「時間管理矩陣」，是由「重要性」和「緊急度」兩條軸線組合而成的矩陣，其核心概念源於美國艾森豪總統的名言「重要的事通常不緊急，緊急的事通常不重要」。矩陣中四個象限的組成呼應我們熟悉的輕重緩急概念，分別是「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」與「不重要且不緊急」。以下我們將這四象限搭配產品開發時常用的 MoSCoW 模型做比較，一起了解它們在時間管理上的意義和處理對策吧！
象限 1：重要且緊急
象限 1：重要且緊急
工作被放在這個象限代表它急迫且非做不可。比如年度計畫中被交辦 的事項、電腦機房當機和老闆臨時交代的任務都屬於這類。雖然在時間管理上這類任務通常會被優先處理，但要注意我們應儘量「節制或減少」這個象限內的項目。因為重要的工作卻須緊急處理，代表意外的問題太多，導致我們被迫救火。所以建議透過事前的預防避免問題發生，減少重要工作從不緊急變緊急的狀況。
而與 MoSCoW 模型相比較，這個象限對應的就是「Must have 一定要做」這個類別，代表在現階段我們不做就無法達成階段性目標的事情。舉例來說如果今天要開發一個電商的購物 APP，那讓用戶能瀏覽商品、下單、付款和查看訂單狀態就屬於這個類別的需求。
象限 2：重要但不緊急
象限 2：重要但不緊急
被放在這個象限內的應該是必須做但需要花時間完成的工作。像是預防性措施（如：系統意外關機時的自動重啟功能）或部屬的培養等，是最需要受到重視但卻容易被忽略的類別。因此在時間管理的技巧上，建議採「擴大或優先」的策略，透過多投注心力或提前處理，避免因為拖延讓不緊急變緊急。
與 MoSCoW 模型相對照，此象限會對應到「Should have 很重要」這個類別，代表當中的項目對現階段目標而言也很重要只是不一定急迫，或可能有替代的方案。若同樣以開發電 商的購物 APP 為例，用戶的評分與評價功能就會是這個類別的需求。
象限 3：不重要但緊急
象限 3：不重要但緊急
接著，一些瑣碎或臨時被交辦，且通常對績效影響不大的事項就可以歸類在矩陣中的這個象限。比如其他部門的專案支援，或臨時的政策宣導會議就可分在這個類別。因為這類事項通常是別人在急但與自己關聯性不高，所以在時間管理上應盡可能地「婉拒或授權」，讓自己專注在重要工作上。
這個象限與 MoSCoW 模型相比較，會對應到「Could have 做了加分」這個類別，代表對現階段而言有做有加分，但不做也影響不大。以電商的購物 APP 來說，相關商品的推薦與合購優惠功能就屬於這一類。
象限 4：不重要且不緊急
象限 4：不重要且不緊急
最後，與績效無關甚至根本無須處理的事項在艾森豪矩陣中就屬於不重要且不緊急，例如與同事閒聊或在社群網站上閒逛都算。在做時間管理時無疑是要「不做或控制」 ，把時間精力留給前面三個象限，專注在重要的工作上。
所以在 MoSCoW 模型中，這個象限就對應到「Won’t have 不用做」這個類別，代表對達成目標無關，不做也完全沒關係。像是在電商購物 APP 中加入 Google Ads 廣告版位就可以放在這個類別。
時間管理技巧 2：培養敏捷思維
在越來越快節奏的工作環境中，除了善用艾森豪矩陣等時間管理方法外，培養敏捷思維能讓我們的時間管理技巧發揮更大的效用！「敏捷」這個概念源於軟體開發界，是和「瀑布式開發」相對的一種開發方法。會建議在時間管理上導入敏捷思維，是因為我們每天的法定工作時間一般固定在 8 小時，而在專案管理的三重限制（範圍、時間、成本）中，敏捷式開發也認為要固定時間跟成本，讓產出的範圍做彈性的調整，和我們在替工作進行時間管理的情況是類似的。
因為敏捷思維的一大核心是強調要快速地交出成果並迭代，將最終成果拆分成多個小階段的成果的組合。所以搭配上艾森豪矩陣，它能幫助我們在把工作事項歸類到 4 個不同的象限前，先拆分出數個「可提交成果」的子任務，讓工作更容易被追蹤，出錯時也方便及時修正，減少修正需浪費的時間。舉例來說，如果生產電 腦時一直到成品出爐才交給客戶，對方不滿意我們很可能要全部打掉重做。但如果每完成一小階段就讓客戶確認，最終成品需要大改的機率就會降低很多。
以時間管理課程掌握高效工作心法，有效提高生產力！
此次分享了艾森豪矩陣和敏捷思維的培養這 2 個時間管理技巧，希望大家未來能更精準地掌握工作項目，提升團隊工作效率及生產力！但時間管理要能完整落實，除了項目的拆解和輕重緩急的安排外，進度的追蹤與流程改善也同等重要。因此，具備工程技術與經營管理雙重背景的簡仲良老師，攜手言果學習推出《敏捷工作管理》線上課程，傳授每名職場工作者必備的時間管理技巧。若想深入了解，歡迎免費諮詢課程詳情。而在知識學習外如有進一步的實際練習需求，也歡迎參與專案管理工作坊獲得更好的培訓成效！
參考資料：
- (2023). The State of Work in 2023. Slack, Qualtrics
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主要提供人才培訓方案給企業客戶，客戶群集中在台灣千大企業與外商公司，目前有將近80位來自各領域的講師與顧問團隊，協助企業規劃與執行課程，課程囊括企業經營、人才管理等範疇，是綜合型的專業培訓團隊。
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