職場必學向上管理術！2 大溝通技巧讓工作匯報不卡關

向上溝通技巧 1：SSS

在透過主動回報工作進度進行向上管理時，一般會遇到 2 種情境，工作執行都很順暢或進度落後。而在工作執行都很順暢時可以用的向上溝通技巧是「SSS」，它包含以下 3 步驟。

• Summary（重點摘要）：摘要整個工作項目的重點，避免長篇大論
• Schedule（時程安排）：預計要完成的工作項目與進程，指出明確的時間點
• Suggestion（詢問建議）：徵詢建議確認主管的看法，凝聚彼此的共識

透過以上 3 步驟，我們可以具體傳達工作狀況，讓主管用最短時間判斷是否需要給予協助。例如主管交辦我們尋找原料供應商時，回報內容可參考下方範例。

• Summary：主任，上次您交辦的任務我目前執行狀況到聯繫供應商。預計 10 家目前聯繫到 8 家，進度 80%。
• Schedule：接下來預計下禮拜請廠商提供樣品，兩個禮拜後選定廠商，三個月後在交期前做產品說明會。
• Suggestion：主任，您覺得這麼做好嗎？有沒有哪些東西要做一些轉換跟調整。

向上溝通技巧 2：POA

了解完工作執行都很順暢時該如何回報後，接著面對進度落後時，可以使用的向上溝通技巧則是「POA」，它一樣包含 3 大步驟。

• Present（目標與現況的落差）：針對落差進行差異化分析，說明其出現的原因
• Option（替代方案）：針對「數個」可能的原因，提出相應的替代方案
• Advantage（方案好處）：強化各個替代方案的好處，以利溝通對象判斷

透過這個技巧，我們可以讓主管快速掌握現況，並更客觀有效率地評估替代方案的合適性。例如某產品來不及出貨時，2 個替代方案的回報就可參考下方範例。

• POA 範例 1
  • Present：我們發現原物料在估算給我們時可能有些落差，導致時程趕不上。所以可能要思考有沒有一些替代的原物料。
  • Option：既然原料短缺，我們是不是有可能找出清單內也可以用的原料，趕快去進行訪價。如果對方可以的話，提供我們一樣 AA 級的原料。或看我們原來的倉儲裡，有沒有哪些原料可以優先提出來用。
  • Advantage：這麼做的話，雖然沒辦法在今天完成，但我相信一個月後應該可以追回進度，達成預期的目標。
• POA 範例 2
  • Present：另外我們目前貨在批到通路的運輸時程有點延遲，所以也許這邊也可以做一些調整。
  • Option：原先都是車輛運輸，運輸時程可能會延遲，也許我們可以找飛機等不同的運輸方式。
  • Advantage：飛機可以節省更多時間，讓我們的產品更快上架，就不用擔心通路會沒貨。

方案呈現順序

方案呈現順序

值得留意的是，雖然使用 POA 這個向上溝通技巧時，目的是希望主管做方案選擇的判斷，但身為提案人的我們，其實心裡通常都有自己的偏好。所以針對不同類型的主管，其實陳述方案時可利用心理學上的「初始效應」和「新近效應」，參考以下規則來選擇替代方案的呈現順序喔！

• 好溝通的主管：期望的方案「先講」
• 難溝通的主管：期望的方案「後講」

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此次分享了可應用於工作進度回報的 2 個向上溝通技巧與範例，希望能幫大家輕鬆跨出向上管理的第一步。職場上的溝通挑戰何其多，打好紮實的基本功是每位工作者的必修課。因此，具備 19 年的心理諮詢和 10 年企業講師經驗的周鉦翔老師 ，攜手言果學習推出《組織溝通術》線上課程，分享所有基層員工都需具備的有效溝通軟實力。若想深入了解，歡迎免費諮詢課程詳情。而在知識學習外如有進一步的實作演練需求，也歡迎搭配實體工作坊來獲得更好的培訓成效！

參考資料：

1. Javier Molina. (2023, Jul 18). The Art And Science Of Managing Up. Forbes Media LLC