掌握 Reference Check 流程 3 步驟，招募不誤觸個資法

Reference Check 是什麼？

Reference Check 簡單來說就是企業確認求職者應徵時提供的資訊是否屬實，以及其人格特質是否與公司文化吻合的方法，主要涵蓋以下 4 大目的。

• 驗證經歷真實性：確認履歷上的公司名稱、職稱與任職期間是否屬實
• 瞭解工作表現：掌握求職者過去的績效、職責和專業能力
• 評估職業操守與人際關係：判斷團隊合作、抗壓性及溝通協調等能力
• 降低聘用風險：避開有誠信問題或重大紀律違規等紀錄的高風險人員

Reference Check 流程

Reference Check 流程大致上可分為前、中、後 3 階段，人資與用人主管在各個階段中，都須小心別誤觸《個人資料保護法》（後簡稱《個資法》）和《就業服務法》（後簡稱《就服法》），以下分別介紹各流程中容易被誤踩的法律地雷。

取得求職者的同意

取得求職者的同意

首先，在聯繫求職者的前同事詢問相關問題前，務必要先取得求職者的同意，否則會有觸犯《個資法》的風險。因此律師建議，在招募員工時應寫明：「我需要了解您之前的工作狀況，請您同意我去做這項詢問，並同意前公司的相關人員對此回覆。」

詢問非歧視性的問題

詢問非歧視性的問題

取得同意後，人資與用人主管在擬定 Reference Check 的問題時仍不可掉以輕心，不然一不小心可能會踩到《就服法》的紅線。律師舉例，下列不涉及個人隱私且非歧視性的問題，就是 Reference Check 時可以詢問的，但若是 MBTI 這類與工作沒有直接相關的問題，就應避免比較保險。

• 應徵者在職期間擔任過哪些職務？
• 應徵者在職場表現上有哪些強項和弱項？
• 應徵者平時的做事和團隊帶領風格？
• 如果未來有機會，還想再跟應徵者一起共事嗎？

保管好求職者個資

保管好求職者個資

最後，企業在向求職者的前同事了解完相關問題後，若要留存相關資料，必須告知當事人留存的目的並取得同意。另外，當今天自己接到別間公司打來的 Reference Check 電話，也建議主動確認對方能否提供應徵者允許資料分享的同意資料，以防誤踩到《個資法》的地雷。

招募必懂法律課程幫主管與 HR 遠離勞資糾紛！

此次分享了 Reference Check 的目的與流程，希望人資與用人主管能初步理解這當中可能存在的法律問題，掌握安全避開《個資法》及《就服法》紅線的執行策略。除了 Reference Check，招募面談中的歧視與職務內容廣告不實等問題，也是容易誤觸的法律議題。因此，喆律法律事務所的主持律師雷皓明攜手言果學習，不定期開辦適合人資夥伴與用人主管的法律講座，透過白話的語言與真實的案例，分享容易誤踩的法律紅地雷。若想進一步諮詢法律課程，也歡迎免費與我們聯繫！

內容授權聲明：
本文章內容依據雷皓明律師的講座內容撰寫，並經其授權使用。