每天被繁瑣庶務追著跑？AI 應用專家 Vivi 帶你掌握自動化法則，從資訊搬運工晉升流程設計者

課程精華

• 工作項目應先透過「工作事項判斷 4 象限」分類，再搭配合適的 AI 工具提升處理效率。
• 滿足「IPO 自動化 3 原則」的工作項目，都有機會用自動化流程處理。
• 預算有限時可以「輪流訂閱」不同的模型，體驗各家廠商的強項。

定位 AI 應用策略：工作事項判斷 4 象限

Vivi 老師指出，許多人工作的痛苦在於將資料在不同的系統與報表間機械式地挪動，淪為資訊搬運工。而要有效解決此痛點，首要任務是「識別各項工作的特質」！透過「工作事項判斷 4 象限」，精準定義哪些工作適合交由對話式 AI 處理，哪些該透過自動化腳本解決，讓 AI 最大幅度地提升我們工作的效率。

圖片來源：《每天被繁瑣流程追著跑？啟動你的 AI 自動化工作流！》課程畫面截圖

自動化導入實戰：IPO 自動化 3 原則

而當工作被識別為高度重複且有明確規則時，便是導入自動化腳本的最佳契機。Vivi 老師引導學員運用「IPO 自動化 3 原則」進行拆解，強調只要工作流程涵蓋以下 3 階段，就有機會實現自動化。

• Input（輸入）：有輸入資料的需求，如：3 家電商平台的報表
• Process（過程）：需要設定格式或統計資料，如：整合並計算 3 份 CSV 的資料
• Output（輸出）：產生最終的輸出結果，如：自動寄發月報

圖片來源：《每天被繁瑣流程追著跑？啟動你的 AI 自動化工作流！》課程畫面截圖

在實作示範時，老師以「電商平台訂單彙整」為例，展示如何利用 Apps Script 一鍵處理多個平台的繁瑣報表，並自動完成計算與寄信作業。說明借助 AI 的力量，即使是不具工程背景的員工，也能輕鬆利用程式實現自動化。此外老師也強調，Apps Script 和 VBA，使用免費版 AI 就能寫出程式碼。若免費額度不足，預算有限時可「輪流訂閱」不同的模型，以最低的成本體驗各家廠商的強項。

AI 自動化工作流常見 FAQ

我的工作內容很雜，如何判斷哪些項目適合交給 AI 處理？

我的工作內容很雜，如何判斷哪些項目適合交給 AI 處理？

首要任務是識別各項工作的特徵。透過「工作事項判斷 4 象限」，將任務依據「頻率（一次性 / 重複性）」與「結構化程度（有規則 / 需判斷）」分類。

• 一次性 × 需判斷：對話式 AI，如 ChatGPT
• 一次性 × 有規則：Office 嵌入式 AI
• 重複性 × 需判斷：客製 AI 助手，如 GPTs
• 重複性 × 有規則：自動化腳本，如 Apps Script

想要實現工作自動化，該掌握哪些準則？

想要實現工作自動化，該掌握哪些準則？

只要工作流程涵蓋以下的「IPO」3 階段，就有機會實現自動化。

• Input（輸入）：有輸入資料的需求，如：3 家電商平台的報表
• Process（過程）：需要設定格式或統計資料，如：整合並計算 3 份 CSV 的資料
• Output（輸出）：產生最終的輸出結果，如：自動寄發月報

我不會寫程式碼，也能利用 AI 打造自動化系統嗎？

我不會寫程式碼，也能利用 AI 打造自動化系統嗎？

即使不具備工程背景，也能利用 AI 寫出自動化程式碼。透過 AI 的協助，一般員工也能輕鬆利用 Apps Script 或 VBA**，** 自動化處理「重複性高且有明確規則」的工作，例如一鍵完成電商訂單彙整與寄信作業。

如果預算有限，該如何選擇合適的 AI 工具或模型？

如果預算有限，該如何選擇合適的 AI 工具或模型？

預算有限時，建議採取「輪流訂閱」策略。透過每個月輪流訂閱不同的模型，以最低成本體驗各家廠商的強項，找到能最大化工作效益的工具。

用 AI 自動化課程解放被庶務綁架的時間！

Vivi 老師的「AI 自動化工作流」課程，引導學員將 AI 的應用，從最初階的「聊天模式」，進化到「自動化」甚至是「Agent」的層次。透過明確的應用策略分類與實作示範，讓學員能完整掌握 AI 自動化的應用場域及方法。擺脫低產值的人工操作，將精力花在更有價值的策略規劃與研究分析上。若想深入了解課程細節，歡迎免費與我們聯繫！

內容授權聲明：
本文章內容依據 Vivi 老師的講座內容撰寫，並經其授權使用。