5 大職場溝通技巧，從積極聆聽啟動優質溝通循環！

技巧 1：留意對方的語氣與肢體動作

優質的溝通循環由接收、雙方確認、回應與表達這 4 個環節組成。其中在「接收」階段，「積極聆聽」會是我們打造良好職場溝通的好幫手！因此第 1 個職場溝通技巧就是「留意對方的語氣與肢體動作」。文字溝通比起面對面溝通更容易產生誤會，是因為我們感受不到對方的語氣與表情。所以在面對面的溝通傾聽時，多察言觀色會是準確接收訊息，達到職場有效溝通的一大關鍵。

技巧 2：推測對方的情緒並回應

積極聆聽除了正確的接收，還包含了適當的回應。當我們從語氣跟肢體動作判斷對方明顯有情緒反應時，要讓他覺得自己除了聽到外還有「聽進去且聽懂」，最簡單的方法就是去推測對方的情緒並說出來。雖然有時我們會擔心自己誤解對方的情緒，但其實就算理解錯誤也無所謂，因為對方在意的只是我們有沒有換位思考，站在他的立場去理解他的感受。

• 範例：發生這樣的問題我很遺憾，可以理解你現在很挫折。

技巧 3：確認聽到的訊息

為了讓後續的溝通更有效率，接收完訊息後我們應該跟對方確認一下自己的理解是否正確。所以第 3 個職場溝通技巧就是「確認聽到的訊息」，確保後續對話時，彼此的資訊是對等的。要特別注意的是，過於直接的提問（如：你剛剛針對××專案的說明是什麼意思？）容易顯得太尖銳。因此在提問前，可多利用「我確認一下」或「我好奇」等句子當開場白，避免對方誤會自己在找碴。同時，相關的人、事、時、地、物、如何、為何，都是需要明確釐清的資訊，當對方表達不完整時需多加確認。

• 範例：我確認一下，你剛剛針對××專案的說明是什麼意思呢？

技巧 4：言行一致地表達內容

前面提到察言觀色會是能更準確接收訊息的小訣竅，因此在回應與表達內容時，「言行一致」地傳達我們想說的話，就是第 4 個職場溝通技巧。言行中的「行」包含了語速、表情和肢體動作等元素，因此笑笑地表達重要又緊急的事情，容易讓人感覺不到急迫性。雙手交疊表情嚴肅地稱讚對方，則會讓人覺得自己在說場面話。所以言行一致的表現能減少彼此誤解或讓對方需通靈猜想法，而反話或情緒性的語言則容易讓對方難以分辨說話者真實的想法。

技巧 5：精準傳達關鍵訊息

在溝通表達中，我們說出口的話始終是他人理解我們想法最重要的依據之一，所以最後一個能讓職場溝通更有效的技巧就是「精準傳達關鍵訊息」。面對天天見面的同事，我們容易因為高估彼此的默契而不自覺地在溝通時，刪除或類化某些重要資訊，例如「這個幫我交給會計」就刪除了明確的時間和人物等重要資訊。在溝通協作上要更明確有效率，我們應該減少訊息中模糊與需猜測的空間，因此要提高溝通效率，其實關鍵就在一開始表達時把話說清楚。

• 範例：這個幫我在今天下班前，交給會計 Alice。

用職場溝通課程減少誤解，實現有效溝通！

此次分享了 5 個職場溝通技巧，希望大家能透過這些精準表達與傾聽技巧，讓溝通更有效率。除了了解如何正確地聽、問和說，認識自己與同事的人際風格，也是避免溝通不良關鍵要素之一！因此，身為 Everything DiSC® 認證培訓師的陳韋安老師，攜手言果學習開辦職場人際溝通力課程。透過淺顯易懂的內容呈現和豐富的互動環節，讓學員能輕鬆掌握溝通的核心技巧，並實際應用到職場中。若想深入了解，歡迎免費諮詢課程詳情！

參考資料：

1. (2024, November). The 2024 State of Business Communication Report: What You Need to Know. Grammarly

內容授權聲明：
本文章內容依據陳韋安老師的課程內容撰寫，並經其授權使用。