穀倉效應怎麼解？跨部門溝通 3 技巧讓合作更順暢

穀倉效應是什麼？Meta 如何突破它？

「穀倉」一詞用來比喻組織為追求效率採取專業分工，因而形成許多各自獨立的部門。而當各部門缺乏交流，只專注於自身的績效與利益，忽略組織整體發展目標的狀況就稱為「穀倉效應」（The Silo Effect）。而 Meta 為了在發揮專業分工優勢的同時避免穀倉效應，就利用開放的辦公空間、團隊輪調制度與跨部門的駭客松（Hackathon，創作馬拉松）活動等方式，促進跨部門的溝通協調與合作。

跨部門溝通 3 技巧讓協調合作不卡關！

要讓各部門不淪為獨立運作的穀倉，除了制度與環境的規劃很重要，跨部門溝通的技巧也是彼此的合作能否順利推進的關鍵！因此以下分享 3 個能有效化解合作衝突的跨部門溝通技巧。

技巧 1：反求諸己，不一味要求他人

技巧 1：反求諸己，不一味要求他人

跨部門溝通衝突常發生在我們未考量他人立場，而一味要求他人配合的狀況。比如業務部有急單時，容易想直接用插單的方式要求生產部門優先處理，但未考量當時產線產能已滿載，雙方因此產生衝突。這時如果業務部插單前先與比較不急的客戶協調，主動將一些生產量能空出來後再去請生產部幫忙，後續的溝通協調就能更順利！

• 例句：我有一筆急件要 500 個 A 產品，原先××客戶的需求雖然已排上生產時程，但那筆訂單沒那麼急。能不能先把他的 400 個產品產能給這次的急件，另外 100 個的產能麻煩你幫忙一下呢？

技巧 2：以雙方利益為出發點

技巧 2：以雙方利益為出發點

跨部門溝通產生衝突時，由於彼此未來在辦公室還是會見面跟合作，所以「合作」或「妥協」會是較合適的衝突管理策略。而其中的「合作」策略，就是以找到能兼顧彼此需求的方法為目標。因此跨部門溝通時比起一股腦地說服，先了解對方的需求，以雙方利益為出發點尋求雙贏不僅能減少因誤會而起的衝突，遇到衝突時也能更有效率地協調與合作。以下分享 2 個人同時要用同一間會議室的溝通案例。

• 同事 A：你要在這間會議室做什麼呢？
• 同事 B：我要在這邊開線上會議。
• 同事 A：那借我一個角落拍產品展示照，不會發出聲音打擾你。

技巧 3：留意人情世故，尊重對方

技巧 3：留意人情世故，尊重對方

跨部門溝通常讓人覺得兩難的原因在即使我們是有理的一方，但礙於彼此未來還要合作，不可能直接跟對方吵出個輸贏，以後不再往來。所以最後一個跨部門溝通技巧就是尊重對方，把關係的維護放在誰對誰錯之前，有些人在意的就只是一個尊重的態度和言語。所以在溝通協調時，少一些咄咄逼人，多一點同理與尊重，對合作絕對是有益無害的！

• 例句：我了解最近是旺季你們的工作量很重，但申請資料填錯的話前面的流程都要重跑一遍，你認為怎麼做才能讓申請作業一次到位，節省我們彼此的時間呢？

跨部門溝通案例：頻頻出包的同事

掌握 3 個跨部門溝通技巧後，在實際應用上，我們可再搭配利於達成共識的 ABC 架構（Aim、Bias、Climate），讓跨部門溝通更順暢，有效避免穀倉效應的發生。下面我們以「採購部門」說服「物流部門」不再填錯請購單為例子。

• A_設定目標
  • 採購部門希望的結果：請購單輸入的錯誤能減少或消除
  • 物流部門希望的結果：不會因為輸入錯誤被找麻煩
  • 共同目標：一起想辦法避免錯誤再發生
• Ｂ_擬定策略
  • 分析對方的溝通風格
  • 依據對方的溝通風格調整溝通方式
• Ｃ_營造氛圍
  • 尊重的語氣：「我能體會這樣的錯誤讓我們都很困擾！」
  • 依據對方溝通風格擬定話術，如「您向來想法很多、很棒，您一定有解決方案！」

跨部門溝通課程讓協調與合作更順利！

此次介紹了穀倉效應是什麼，和 Meta 面對它的正面例子，此外也分享了防範穀倉效應的跨部門溝通 3 技巧與案例。為協助企業透過更高效的跨部門溝通協調與合作防範穀倉效應，職場實戰經驗豐富的李思恩老師 ，攜手言果學習推出《跨部門衝突與協商技巧》線上課程，分享可即學即用的創新領導技巧。若想深入了解，歡迎免費諮詢課程詳情。而在知識學習外如有進一步的實作演練需求，也歡迎搭配跨部門溝通工作坊來獲得更好的培訓成效！

參考資料：

1. 吉蓮．邰蒂（Gillian Tett）（2016）。穀倉效應：為什麼分工反而造成個人失去競爭力、企業崩壞、政府無能、經濟失控？。台北市：三采文化。