0 基礎實現自動化！跟 Eddy 老師用 Power Automate 讓庶務執行效率翻倍

課程精華

• 挑選自動化任務時，應優先選擇「高頻率且高耗時」的項目。
• 挑選自動化任務時，可依循「列清單、排優先與選路線」這 3 步驟。
• 桌面機器人適合操作網頁與本機檔案；雲端機器人擅長串聯 M365 各項工具。

選對任務：4 象限 × 3 步驟

面對日常工作中繁重且重複的例行公事，Eddy 老師提醒，決定要做什麼、怎麼做跟做得對不對，先釐清「流程」再導入工具，才能避免自動化反而放大既有的混亂。因此，他建議大家用橫軸為「每次耗時」，縱軸為「多常做」的任務挑選 4 象限，找出落在以下 2 象限，最值得自動化的關鍵任務。

• 耗時 × 高頻：優先自動化，如出勤報表整理、薪資行情調查
• 耗時 × 少做：評估再說，年度投保級距查詢

圖片來源：《總被重複瑣事追著跑？Power Automate 流程自動化實戰，教你打造職場數位助手！》課程畫面截圖

而要找出上述值得自動化的任務，Eddy 老師也分享以下的挑選 3 步驟。從羅列所有例行公事開始，依據 3 元素找出應優先處理的工作項目。

1. 列清單：寫下每週重複執行的例行公事
2. 排優先：依據「頻率 × 耗時 × 規則明確度」排序處理的優先順位
3. 選路線：用選路框架，判定任務要交給桌面機器人還是雲端機器人

選對工具：網頁與本機 vs. M365 軟體

除了沒選好任務就急於自動化，Eddy 老師指出，選錯工具也是企業在導入自動化時常會遇到的障礙。對此，他針對 Power Automate 的自動化提供了一個簡單的工具挑選框架，透過判斷「流程的資料在哪裡？」，來找出最適合的工具。

• 網頁、舊系統、本機檔案：桌面機器人
• Outlook、Teams 或 SharePoint 等 M365 軟體：雲端機器人
• 在 M365 軟體外，結合審核或通知流程：桌面抓 + 雲端管

針對工具的應用差異，Eddy 老師分別以「104 人力銀行爬取職缺資料並自動整理至 Excel」，和「HR 填寫新人入職申請後，自動提醒主管審核與發跨部門通知」為範例說明。桌面機器人的應用能將 30 分鐘左右的工作縮短至 3 分鐘內完成，且建好的流程可複製貼上到記事本分享，快速落實到所有部門。而雲端機器人的應用則能大幅節省人工跨部門跑流程、發信確認與追蹤進度的時間，且過程完全透明並紀錄於微軟雲端，能有效避免穀倉效應。

Power Automate 常見 FAQ

企業使用 Power Automate 需額外購買授權嗎？

企業使用 Power Automate 需額外購買授權嗎？

一般來說無須額外採購進階授權，詳細成本可根據工具類型與實際應用情境評估。

• 桌面機器人：Windows 10 或 11 作業系統內建可免費使用
• 雲端機器人：內含在 M365 授權中
• 串接第三方 API、在背景自動執行桌面機器人等：加購付費授權

執行網頁資料自動化時，若需輸入手機或圖形驗證碼怎麼辦？

執行網頁資料自動化時，若需輸入手機或圖形驗證碼怎麼辦？

可依驗證的複雜度，選擇「系統自動讀取」或改採「人機協作」模式。

• 動態或簡訊郵件驗證碼：發送至 Email 或可由系統後台取得，機器人可直接讀取並填入。
• 圖形等複雜型的驗證碼：可加入等待或顯示輸入對話方塊指令，讓機器人自動開啟網頁並填入帳密後暫停。

工作效率翻倍！輕鬆建立例行公事的代理幫手

吳宗賢（Eddy）老師的「Power Automate」課程，結合流程自動化的基礎知識與 Power Automate 實作教學，讓自動化的導入更平易近人，同時也能少走彎路。掌握正確的任務與工作挑選原則，善用工具打造耗時例行公事的執行機器人，讓心力能專注在更能驅動績效成長的關鍵任務上。若想深入了解課程細節，歡迎填寫下表與我們聯繫！

內容授權聲明：
本文章內容依據吳宗賢（Eddy）老師的講座內容撰寫，並經其授權使用。