突破忙半天沒成果的困境！簡仲良老師分享人機協作的工作管理術

課程精華

• 「效能」是目標導向，「效率」是資源導向，應該先關注效能，再關注效率。
• 工作管理 5 步法包含「盤點重要工作、明確完成成果、拆解具體行動、排入實際時間與定期檢視調整」。
• AI 協作 3 層次依序是「請它做（Prompt）、照法做（Skill） 與主動做（Agent）」。

提升效能：效益投入矩陣 × 工作管理 5 步法

簡仲良老師指出，許多工作者會覺得時間不夠用，是因為扣除回信、接電話和開突發會議這些瑣事後，每天真正能高度專注的時間相當有限。因此他建議，應該先做對的事，再把事情做好。另外，「效能」是目標導向，例如確認方向對不對或事情值不值得做。而「效率」則是資源導向，關注做事方法是否夠快夠省力。所以安排工作時，可以「先關注效能，再關注效率」。

而要藉由判斷事情是否值得做來提升效能，簡仲良老師建議可利用以下的「效益投入矩陣」來評估每項任務的「投入」與「效益」。

因此結合以上概念，執行工作管理時，老師建議大家可依循以下的工作管理 5 步法。

1. 盤點重要工作：釐清真正值得投入的事項
2. 明確完成成果：用 SMART 原則定義成果
3. 拆解具體行動：將待辦事項拆解為交付成果，再拆解成具體任務
4. 排入實際時間：在有限時間安排有限事項
5. 定期檢視調整：追蹤以「交付成果」為單位的真實進度

提高效率：AI 協作 3 層次 × AI 應用 5 觀念

而在提升「效率」這塊，AI 是我們的好幫手！但簡仲良老師提醒，導入人機協作時，應該先把工作方法建立好，再思考哪些可以交給 AI，依循「想得對、先會做、請它做、照法做和主動做」這 5 階段來推動。其中前 2 階段由人負責，後面 3 階段則是 AI 可加入協作的部分。

圖片來源：《每天忙不停卻沒成果？建立工作管理思維，善用 AI 提升工作效率！》課程畫面截圖

除了掌握人機協作的推動階段，簡仲良老師也提醒大家應具備以下的 AI 應用 5 觀念，如此一來才能精準地把 AI 用對地方也用對方法，最大化人機協作的效益。

• 把 AI 當助手：協助整理、歸納與生初稿，目的、判斷與責任交給人
• 先訂好方法：工作方法不清楚，AI 只會更快產生混亂
• 從痛點找應用：優先找重複、耗時且認知負荷高的工作
• AI 生初版：AI 先整理，人再做最後的判斷與品質確認
• 時間回歸產生價值：把省下的時間投入判斷、溝通、協作與創造

工作管理常見 FAQ

如何從提升效能的角度排定工作優先順序？

如何從提升效能的角度排定工作優先順序？

可利用「效益投入矩陣」來評估每項任務的投入與效益。

• 低投入 × 高效益：把握機會，優先做
• 高投入 × 高效益：加倍努力，規劃做
• 低投入 × 低效益：快速處理，簡化做
• 高投入 × 低效益：浪費時間，不要做

面臨待辦事項做不完的狀況該怎麼辦？

面臨待辦事項做不完的狀況該怎麼辦？

建議落實「工作管理 5 步法」，5 步驟的執行細節如下。

• 盤點重要工作：釐清真正值得投入的事項
• 明確完成成果：用 SMART 原則定義成果
• 拆解具體行動：將待辦事項拆解為交付成果，再拆解成具體任務
• 排入實際時間：在有限時間安排有限事項
• 定期檢視調整：追蹤以「交付成果」為單位的真實進度

企業該如何用人機協作提升工作效率？

企業該如何用人機協作提升工作效率？

建議把握「先把工作方法建立好，再思考哪些可以交給 AI」的原則，在實際使用 AI 的環節依下方的 3 階段循序漸進。

• 請它做（Prompt）：人下達單次的 AI Prompt 並取得回覆
• 照法做（Skill）：將工作步驟、判斷規則與輸出標準固定下來，讓 AI 可重複依循
• 主動做（Agent）：AI 在授權範圍與設定條件下自主運作

擺脫無效忙碌！工作管理課程讓產值有感提升

簡仲良（Jackie）老師的「工作管理 × AI 應用」課程，從「效能」與「效率」的區別出發，分享工作管理 5 步法與 AI 協作 3 層次等實用的工具和概念。透過工作管理的核心準則與結合 AI 工具的協作方法，有效降低過往花在高度重複且耗時任務的時間，進而提升工作效能與效率。若想深入了解課程細節，歡迎填寫下表與我們聯繫！

內容授權聲明：
本文章內容依據簡仲良（Jackie）老師的講座內容撰寫，並經其授權使用。