5 大高效會議管理技巧，讓會議前中後不再手忙腳亂
據調查，高達 72% 的會議時間是沒有效率的¹。會議管理對主持和參加會議的人來說都是堂必修課！因此以下分享會議管理前、中、後階段的 5 個執行技巧，一起掌握召開高效會議的訣竅吧！
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會議前：確認會議目的與議程
一場會議我們可分解成「會前規劃」、「會中進行」與「會後執行」3 個階段，每個階段我們都能透過一些會議管理技巧來讓開會過程更有效率！下面首先分享召開高效會議的基礎，會前規劃階段的 2 大技巧。
技巧 1：會議目的聚焦具體產出
技巧 1：會議目的聚焦具體產出
要提高開會效率，我們應先具備「以終為始」的會議管理思考模式。所以在確定要開會後，「訂定會議目的」就會是規劃一場會議的第一步。其中，會議目的必須是具體的產出而不是流程。舉例來說，今天如果要討論即將上市的新產品該如 何促銷，會議目的應該是「討論出兩個新品上市促銷方案」，而不是「討論新品上市促銷方案」。後者的描述不夠具體所以容易讓人討論得沒完沒了，或落入雖然有討論但最終還是沒結論的窘境。
技巧 2：擬定議程檢查 4 要素
技巧 2：擬定議程檢查 4 要素
會議目的確認後，接著我們就可將議程寫進會議通知裡，而一個完整的議程規劃應包含以下 4 要素。
- 與會人：有決策能力或需要培訓與建立共識的人
- 會議資料：有助達成會議目的的資料
- 會議時間：每個議題或方案討論的時間
- 會議地點：符合會議類型（如：一般會議、員工旅遊討論）的空間
會議中：高效討論、精準收尾
會議要開得高效率，時間拖很長和沒達成會議目的絕對是大忌。因此以下分享會中進行階段的 2 個會議管理技巧，一起讓會議討論更高效，收尾更精準俐落吧！
技巧 3：先講結論再講推論
技巧 3：先講結論再 講推論
先講結論再講推論就是寫作上常用的開門見山法，而應用在會議討論時，它能帶來以下 2 個優點。
- 結論如果符合聽話者的預期，後續討論可以更快速
- 聽話者先知道結論，彼此後續的討論會更容易聚焦
雖然開會發言時先講結論有以上好處，但資訊表方式其實也跟文化相關。舉例來說，日本人的說話習慣一般較偏向先講推論再講結論。所以在決定開會的發言風格時，建議也要將與會者的文化背景納入考量喔。
技巧 4：用 5R 做回顧與前瞻
技巧 4：用 5R 做回顧與前瞻
要讓會議討論漂亮地結束，我們可利用 5R 來做結尾。5R 可拆分成「回顧的 2R」與「前瞻的 3R」，每個 R 所代表的意義如下。
- Result：重複會議的結論或成果
- Review：回顧整場會議的內容
- Role：決定誰是當責者
- Responsibility：指派任務（建議加上具體明確可衡量的完成指標）
- Resource：確認當責者完成工作所需的資源
會議後：做好會議記錄
雖然不見得每場會議都要寫會議記錄，但因為人的記憶力有限，所以為避免會後大家對當初討論的結果有落差，導致後續必須再花時間溝通，建議還是能用簡單的會議記錄防範一些重複或無效會議。
技巧 5：24 小時內發出會議紀錄
技巧 5：24 小時內發出會議紀錄
會議記錄發送的時間依據產業和公司文化會有差異，但一般而言 24 小時內寄發是普遍被接受的時間。而記錄內容基本上應包含「決議事項」、「追蹤事項」、「完成日期」跟「當責者」，所以當責者在收到會議記錄後也應該儘速確認內容是否正確，確保會議決策能順利執行，避免因為記錄錯誤而需要再舉辦會議或花時間做相關補救措施。
會議管理課程讓您開會更高效，討論更順暢！
此次分享了會議管理前、中、後階段的 5 個執行技巧，期望大家未來都能更有效率地開會！因為礙於篇幅無法介紹更多實用技巧，所以擁有多年企業實務及教學經驗的林宜璟老師，攜手言果學習推出《高效會議管理技巧》線上課程，分享公司全員都必修的會議管理實務技巧。若想深入了解，歡迎免費諮詢課程詳情。而在知識學習外如有進一步的實作演練需求，也歡迎參與高效會議與主持技巧工作坊獲得更好的培訓成效！
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參考資料：
- (2024). Meet the #1 barrier to productivity. Atlassian
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主要提供人才培訓方案給企業客戶，客戶群集中在台灣千大企業與外商公司，目前有將近80位來自各領域的講師與顧問團隊，協助企業規劃與執行課程，課程囊括企業經營、人才管理等範疇，是綜合型的專業培訓團隊。
主要提供人才培訓方案給企業客戶，客戶群集中在台灣千大企業與外商公司，目前有將近80位來自各領域的講師與顧問團隊，協助企業規劃與執行課程，課程囊括企業經營、人才管理等範疇，是綜合型的專業培訓團隊。
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